L’ERP, ou Enterprise Ressource Planning, est le pilier qui soutient le système d’information d’une entreprise.

Son but principal est de gérer de manière interactive tous les métiers de l’entreprise en centralisant, analysant et partageant les données recueillies.

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à posséder une solution ERP. Elles ont toutes un seul objectif, celui d’être plus productif tout en maîtrisant le développement de l’entreprise.

Pour mettre en place une solution ERP, une réflexion est de rigueur!

Pourtant, mettre en place une solution ERP, aussi utile soit-elle, n’est pas simple. Cette solution va devoir respecter les points fondamentaux d’une entreprise :

1. La stratégie et les enjeux

2. Les spécificités (organisations, métiers…)

3. Le budget et les délais

4. L’architecture matérielle (le système d’information…)

5. Les employés (une facilité de maîtrise de l’outil mis en place)

Les dix étapes pour réussir son projet ERP :

C’est pour respecter ces 5 points fondamentaux qu’il faut suivre les dix étapes de la méthode d’intégration d’une solution ERP.

Etape n°1 : Définissez précisément votre problématique

Chaque entreprise a sa raison de se doter d’une solution ERP. Que ce soit pour une circulation de l’information optimale, un meilleur partage des données ou une réponse aux nouveaux besoins du système d’information, l’entreprise se doit de définir précisément la problématique métier sur le long terme.

Cette étape permettra au décisionnaire de trouver une solution adaptée aux besoins réels de l’entreprise tout en ayant une vision évolutive quant aux objectifs futurs.

Etape n°2 : Formalisez vos besoins par écrit

Peu d’entreprises remplissent cette étape pourtant cruciale pour la finalisation du projet ERP. Il suffit de rédiger ses besoins dans le cadre d’un cahier des charges pour trouver LA solution ERP.
Le premier point à remplir est de décrire les caractéristiques métiers de l’entreprise. Le but est de dresser un portrait précis et synthétique de l’entreprise. Voici quelques exemples de questions :

• Quels sont les processus clés de votre entreprise ?

• Quelles sont les particularités de votre secteur d’activité ?

• Quelle est votre architecture informatique actuelle ?

• Etc.

Le deuxième point est de poser clairement des objectifs raisonnables. Pour cela, il faudrait rédiger ces objectifs à moyen-terme.

Le but de cette étape est de se faire comprendre sans aucune ambiguïté par le prestataire choisi.

Etape n°3 : Impliquez la direction et les utilisateurs

Pour tout projet stratégique et organisationnel de l’entreprise, l’implication de la direction est fondamentale pour la réussite du projet. Mais il ne faut pas oublier les futurs utilisateurs de la solution. C’est la raison pour laquelle la constitution d’un groupe-projet est fondamentale. Ce groupe aura 4 grandes priorités :

1. Avoir une vision futuriste de l’organisation de l’entreprise

2. Définir les rôles de chaque membre du groupe avec précision

3. Autoriser le groupe à recevoir le transfert de compétences

4. Veiller à communiquer avec les utilisateurs finaux de la solution ERP et avec la direction décisionnaire

Cette étape a pour objectif de rassurer les futurs utilisateurs en communicant sur le projet ERP et son utilité. Par ailleurs, il faut informer régulièrement les différents protagonistes – les utilisateurs finaux et la direction – sur l’avancée du projet et sur les points qui les concernent.

Etape n°4 : Choix de la solution ERP et de l’éditeur

La solution ERP devra répondre à plusieurs critères prédéfinis par l’entreprise. Par exemple, certains critères pourront être :

• La technologie utilisée est-elle en adéquation avec les normes de l’entreprise ?

• L’offre est-elle nouvelle ou mature ?

• L’ergonomie et la facilité d’utilisation, ainsi que la possibilité de paramétrage

• L’intégration au système d’information déjà présente

• …

Il faut aussi choisir une solution ERP par rapport à son éditeur. En effet, le marché de l’ERP est concurrentiel, il est donc très difficile d’établir un choix. La direction devra donc fixer son choix en se fiant à plusieurs critères :

• Les résultats financiers de l’éditeur

• Le parc client de l’éditeur

• La maintenance proposée

• Le positionnement de l’éditeur sur le marché international

Cette étape a pour but de paramétrer l’état des critères préétablis en toute autonomie sans interférence externe.

Etape n°5 : Le partenaire intégrateur est important

Après avoir choisi la solution ERP adaptée, il faudra se renseigner sur le partenaire intégrateur pour que le logiciel soit déployé dans les meilleures conditions.
Le partenaire intégrateur est celui qui va installer votre ERP dans votre organisation. Par conséquent, pour un déploiement optimal de votre solution, il faut choisir un partenaire intégrateur qui remplit certaines conditions préétablies selon les besoins de l’entreprise.
Ces conditions peuvent être géographiques, culturelles (basées sur la connaissance du métier de l’entreprise et de son marché) ou humaines (confiance entre l’intégrateur et l’entreprise).

Etape n°6 : Suivez une méthodologie claire et adaptée

Pour tout projet, il faut suivre des étapes claires et précises. Cette méthodologie doit pouvoir répondre aux spécificités organisationnelles et métier de l’entreprise.

Cette méthodologie est constituée de trois axes majeurs. Le premier axe est de bien positionner les charges internes et externes et donc de désigner un chef de projet et les utilisateurs clés de la solution ERP. Le deuxième point serait de bien répartir les rôles pour le groupe qui travaillera sur le projet afin que leurs missions soient bien définies. Le troisième et dernier axe sera de bien tout formaliser par écrit. Cet axe a pour but de rendre le travail effectué pérenne et transparent.

Etape n°7 : Les risques et les pièges

Dans la plus grande part des projets ERP, ce n’est que lorsque la solution est en place que les entreprises se rendent compte des dangers potentiels sur l’organisation.

En effet, la solution ERP choisie ne pourra répondre à l’ensemble des besoins de l’entreprise. Dans ce cas là, il existe deux solutions : revoir le choix d’ERP ou repenser les processus internes.
Pour éviter d’être dans le cas où la solution ERP ne peut être modifiée, il faut effectuer des tests (par domaine et sous-domaine) tout au long du processus de l’avancée de l’installation avec l’intégrateur.

Etape n°8 : Communiquez et formez les différents utilisateurs de l’ERP

C’est dans la nature humaine d’être récalcitrante face au changement. En effet, l’ERP va impacter la plupart des métiers de l’entreprise, incluant également une modification des processus internes et des habitudes. Il est donc nécessaire de communiquer et de former les utilisateurs de la solution pour que le passage vers l’ERP se fasse aussi facilement que possible.

Par conséquent, il faut prévoir une véritable stratégie pour faciliter le changement et en incitant à la formation tout en gérant les récalcitrants.
Voici quelques conseils pour obtenir l’adhésion de l’ensemble des collaborateurs concernés :

• Mettre en avant les bénéfices de la nouvelle solution (productivité, efficacité, transparence, meilleure qualité de travail…)

• Favoriser la performance de l’entreprise plutôt que la performance individuelle

• Former les utilisateurs dans le but d’une utilisation optimale de l’outil

Etape n°9 : Maintenance et support de la solution

Après avoir installé la solution, il faut mettre en place un système de maintenance (mises à jour…). Dans ce cas, le meilleur conseiller sera l’intégrateur qui pourra adapter l’offre à la demande.
Les exigences que chaque entreprise se doit d’avoir sont :

• La réactivité : les incidents qui surviendront se doivent d’être rapidement résolus

• L’écoute : un interlocuteur unique se doit d’être à votre disposition

• L’efficacité : Le service de maintenance de l’outil ERP en place doit être efficace.

L’objectif est de garder un système cohérent et en adéquation avec les besoins de l’entreprise.

Etape n°10 : Mettez en place des systèmes d’analyse et mesurez les bénéfices.

L’analyse des résultats est primordiale pour dégager les indicateurs de réussite. Par ailleurs, c’est lorsque les bénéfices seront quantifiés (meilleure productivité, augmentation des performances, gain de coûts…) que la direction pourra officiellement déclarer que la mise en place de l’ERP était un succès pour l’entreprise.